8 errori che impediscono alla gente di leggere le tue mail

venerdì 20 novembre 2015


Io sono una persona che legge tutte le mail che arrivano, ho molto tempo libero in questo momento ve lo ricordo, vado quotidianamente a controllare lo spam per verificare che non vi siano mail importanti all'interno, alle volte accade. 


Ma non tutti sono così. Talvolta succede che inviate una mail a qualcuno di un po' più importante, che sò una casa editrice, una blogger influente per chiedere consigli ma non arriva mai una una risposta, le motivazioni possono essere due: 
1. Siete state snobbate grandemente (accade eccome se accade, soprattutto quando dopo un certo numero di follower iniziano a montarsi la testa)
2. La mail non è arrivata o è stata cestinata senza nemmeno essere stata letta



Vediamo insieme quali sono gli errori da evitare per non passare inosservati al nostro interlocutore 

1# L'oggetto della mail deve essere chiaro. Se il vostro oggetto inizia con "Ciao" o " Introduzioni" la prima cosa che viene in mente è spam con un pulsante rosso lampeggiante o ancora peggio "FW: FW: FW:" no ma davvero non riuscite a cancellare una sfilza di lettere uguali ed inserire un titolo intelligente, anche solo per rispetto dell'occhio che guarda. Se si hanno 99 mail da leggere,quelle con l'oggetto insensato sono le prime a finire nel cestino.

2# Ci sono errori di ortografia o grammaticali. Orrore, prendetevi due minuti in più per rileggere quello che avete scritto e correggere la quasi totale mancanza di ortografia che si trova in tutte le mail, e non vale scrivere scusa sono di fretta. Soprattutto se la mail viene inviata ad un potenziale datore di lavoro o ad un cliente. Prendetevi il tempo che vi serve. 

3# Inserire il destinatario sbagliato. Anche se il suggeritore automatico della vostra casella email alla prima lettera vi inserisce il nome che ritiene più consono, controllate. Davvero volete mandare la foto delle vostre glorie culinarie al vostro capo? Ameno che non sia uno chef stellato, in tal caso cambia tutto. 

4# La richiesta è vaga. Se la mail ha lo scopo di informare deve assolvere al suo compito. Se è quella di vendere deve essere chiaro, non lasciate il lettore con la bocca aperta e un punto interrogativo sulla testa facendogli esclamare "e quindi?" dopo la lettura del vostro testo. Siate chiari nelle richieste. Chiedete e vi sarà dato. 

5# Il messaggio è inutile o irrilevante. Prima di scrivere una mail ponetevi sempre il dubbio "può il mio interlocutore trovare questa informazione agevolmente in qualche altro modo?" se la risposta è sì pensate se quella mail è davvero indispensabile. Se io sono iscritta  alla newsletter di un blog che seguo, è inutile che questa mi arrivi tutti i giorni con il link del nuovo post scritto.Lo so che è uscito un post  perchè già ti seguo, dimmi qualcosa che non so, che renda la comunicazione unica tra di noi che ci siamo avvicinati di più permettendoti di avere in lista la nostra mail, che so degli sconti, o un ceto solo per noi.


celfie-s


6# Il testo è maleducato o arrogante. Anche se non si parla di persona con l'interlocutore le regole di buona educazione dovrebbero essere sempre valide, salutate all'inizio e alla fine, ricordatevi di firmarvi, chiedete scusa se ritenete che la mail sia un po' invadente ma necessaria. L'ABC del galateo insomma. 

7# Le richieste sono irragionevoli. Anche se viviamo nel mondo della connessione perenne non potete pensare che ogni persona sia raggiungibile 24H/24H  7 giorni su 7. Dovete capire che se scrivete una mail non potete chiedere un appuntamento un'ora dopo, perchè la suddetta potrebbe essere letta un'ora dopo. Per questo tipo di richieste esistono le telefonate. Fate buon uso del mezzo che avete a disposizione e non siate avidi. 

8# Il messaggio è privo di contesto. Se anche vi capitasse di dover contattare una persona per conto di terzi o perché suggerito da un amico, ricordatevi di dare le vostre specifiche perché scrivete chi siete come avete ottenuto il loro indirizzo. Anche con una mail entriamo nella privacy di una persona, facciamo in modo di non spiazzarla perché alla mail successiva potremmo finire nel cestino senza passare dal via. 

Cosa ne pensate di questi consigli? Potrebbero sembrare scontati ma talvolta nella fretta ci dimentichiamo che la tecnologia, in questo caso la posta elettronica sono solo un mezzo ma noi rimaniamo noi, e se in genere siamo educati, parliamo bene e sorridiamo di persona perché trasformarci solo perché tra noi e il nostro interlocutore c'è di mezzo uno schermo?

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